Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Laadittu 22.2.2021

Rekisterinpitäjä

Kaamoskamera ry
Osoite: Janne Moilanen
Ronkaisenniementie 25d
93700 Kuusamo

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Janne Moilanen, Puhelin: 040 702 3781

Lisätiedot ja oikaisupyynnöt:

Sähköpostilla kaamoskamera@gmail.com tai puhelimitse 040 702 3781

Rekisterinpitäjän toimiala

Aatteellinen yhdistys, Y-tunnus 1497805-0

Rekisteriseloste Kaamoskamera ry

Valokuvausseura yhdistää sen jäsenet ja kehittää heidän osaamistaan. Toimintaan liittyen rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja. Rekisterinpitäjä on tehnyt yhdistyslain ja yhdistysrekisteriasetuksen mukaisen ilmoituksen toiminnastaan

Toiminnassa käytettävä rekisteri

Kaamoskamera ry:n jäsenrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri koostuu Kaamoskameran ilmoittautumislomakkeella jäseneksi liittymisen yhteydessä annetuista henkilötiedoista. Henkilötietoja käytetään jäsenyyden tunnistamiseen, toiminnan kehittämiseen, yhteydenpitoon ja tiedon välittämiseen seuran ja jäsenten välillä valokuvausharrastukseen liittyen sekä erilaisten maksutietojen hallintaan ja ylläpitoon, kuten jäsen- ja kurssimaksut. Tiedottaminen tapahtuu sähköpostilla ja jäsentapaamisissa. Tietoja saatetaan tarvita, esim. kokoontumis- ja turvallisuustarkoituksessa kuvausretkiin tai kuvaustyöpajoihin liittyen.

Kuvaus rekisteriin kerättävistä tiedoista

Rekisteriin tallennetaan seuraavat henkilötiedot: Etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, markkinointikielto muille tiedotteille tai mainoksille pois lukien jäsentiedotteet, liittymisaika ja jäsenmaksutieto. Lisäksi rekisteriin tallentuvat jäsenen osallistumistiedot erilaisiin seuran ryhmiin ja tapahtumiin.

Tietojen luovutus

Kaamoskamera ei luovuta henkilötietoja kolmannelle osapuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Kaamsokamera:n kattojärjestön Suomen Kameraseurojen Liitto ry:n (SKsL) jäsenrekisteriin. Tietoja luovutetaan vain niiltä osin, kuin SKsL:n jäsenmaksun ja sen järjestämien näyttelyjen osallistumisoikeuden tarkistamista varten on tarpeellista. SKsL ry ja Kaamoskamera käyttävät samaa FloMembers jäsenrekisteriä.

Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Kaamoskameran jäsentiedot talletetaan verkossa toimivaan FloMembers jäsenrekisteriin. Palvelu täyttää Euroopan Unionin yleisen tietosuojaasetuksen (GDPR) vaatimukset.

Käytön valvonta

Pääsy henkilötietoihin on Kaamoskameran ja SKsL:n hallituksen jäsenillä sekä heidän valtuuttamilla henkilöillä, jotka tarvitsevat henkilötietoja näiden yhdistysten asioiden hoitamisessa. Salasana on henkilökohtainen ja pääsy rekisteriin tarkistetaan aina kun hallituksissa henkilöt vaihtuvat. Yhdistysten hallitukset ovat perehtyneet lainsäädäntöön

Rekisteröidyn oikeudet

Kaamoskameran jäsen saa jäseneksi liittyessään kirjautumistunnukset FloMembers-järjestelmässä oleviin omiin tietoihinsa ja voi itse oikaista tai täydentää rekisterissä olevan virheellisen tai vanhentuneen tiedon. Kun jäsen haluaa erota Kaamoskamerasta, voi omissa tiedoissa jättää eropyynnön ja ko. jäsenen tiedot poistetaan järjestelmästä ja palvelimelta pysyvästi. Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus jäsenen harrastukseen liittyen, esimerkiksi että säännöllinen tiedottaminen tapahtuu vain sähköpostilla.

Tietojen luovutus

EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle Joitakin jäsenten tietoja voidaan säilyttää seuran Google Drive -palvelussa. Henkilötietolain (523/1999) 22 §:ssä ilmaistun pääsäännön mukaan henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso. Google ja FloMembers ovat osaltaan sitoutuneet tähän ja noudattavat GDPR:n vaatimuksia, kun tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. Lisätietoja Googlesta.

Flo Apps Oy:n järjestelmä sijaitsee Multim Oy:n isännöimällä palvelimella Ulvilassa. Palvelinresursseja monitoroidaan ympäri vuorokauden. Tarkempi tietoturvakuvaus on saatavilla pyynnöstä.